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Organiser un séminaire d’entreprise en Bretagne

Les séminaires d’entreprise ont toujours été une expérience enrichissante pour les participants. Mais pour que cela soit effectivement le cas, l’organisation d’un séminaire nécessite une planification et une préparation sérieuses. Voici les étapes à suivre.

Définir le thème et le budget

Chaque événement doit avoir un thème spécifique et un objectif précis. Ces facteurs détermineront les lignes directrices de votre séminaire. Par ailleurs, le thème autour duquel il s’articule définira la publicité correspondante. Vous avez le choix entre divers types de séminaires en fonction de l’objectif de votre entreprise :

– Séminaire de direction qui a pour but de définir les stratégies et les politiques adéquates pour développer une entreprise.
– Séminaire de management qui consiste en une amélioration du rendement de chaque employé.
– Séminaire commercial qui vise à encourager tous les acteurs d’une entreprise à poursuivre leurs efforts en vue d’atteindre des objectifs bien précis.
– Séminaire de motivation qui a pour objectif d’encourager les employés à être plus productifs et de leur procurer la motivation nécessaire pour atteindre les objectifs fixés.

Une fois le thème et le contenu de votre événement définis, vous devez penser au budget à y consacrer. Vos prévisions budgétaires doivent être basées sur les diverses contraintes financières. Il est important que les différentes dépenses qui se rapportent à l’organisation de votre événement n’excèdent pas le montant prévisionnel. N’oubliez pas d’y inclure une marge d’erreur en cas de dépenses imprévues.

Choisir le lieu

Le choix du lieu pour la tenue d’un séminaire dépend de certains facteurs :

– La capacité d’accueil : ce critère vous aide à déterminer le nombre de personnes que la salle peut contenir. Vous devez également vérifier l’aération ainsi que la superficie du lieu.

– L’emplacement : ce paramètre est également important. Dans le cas d’une organisation d’un séminaire incentive, choisissez un lieu qui ne soit pas trop éloigné de la ville, surtout si les participants prennent en charge eux-mêmes leur transport.

– L’accessibilité : l’accès au lieu du séminaire doit être également facilité au maximum. Cela implique que les participants ne devraient pas chercher le lieu pendant plusieurs heures. Si l’endroit n’est pas facile à trouver, vous pouvez installer des repères visuels (des panneaux ou des lignes tracées au sol) indiquant aux participants la direction à suivre.

En Bretagne, vous pouvez par exemple louer une salle de séminaire sur https://www.seminaire-en-bretagne.com. Ceci étant, pensez toujours à comparer les offres avant de vous décider. Une fois que vous avez trouvé l’endroit en Bretagne, vous devez contacter le responsable pour effectuer une visite. Les photos et brochures qui se trouvent sur le site de l’entreprise locataire ne sont pas toujours suffisantes pour vérifier que l’endroit convient vraiment à votre événement. C’est pour cette raison que vous devez absolument constater l’état des lieux de visu avant de signer le contrat de location de la salle de séminaire en Bretagne.

Définir la date

L’étape qui suit consiste à déterminer la date exacte de votre séminaire. Veillez à ce que la date que vous avez choisie corresponde aux disponibilités de tous les participants. Pour ce faire, vous pouvez par exemple vérifier le planning de congé de chaque participant.

Par la suite, adoptez une solution d’inscription en ligne. Cette option vous permet de mieux gérer les tâches. Celle-ci contribue également à avoir une idée précise du nombre de participants.

Enfin, passez au volet publicité, car il y va de la réussite de votre événement. Vous devez donc effectuer un suivi auprès de votre public. Faites-le une fois par semaine avant la tenue de votre séminaire. Vous pouvez également informer les participants via les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram…) des diverses activités qui seront pratiquées lors du séminaire. Après le séminaire, n’oubliez pas de remercier tous les participants et de recueillir leurs avis. Cela vous permettra de savoir si l’événement a eu l’effet escompté auprès des participants.

Faire appel aux services d’un professionnel

L’organisation d’un séminaire en Bretagne peut prendre beaucoup de temps. Avec vos responsabilités, vous pouvez être facilement débordé. C’est la raison pour laquelle il est mieux de tout confier à un prestataire spécialisé dans l’organisation de séminaires en Bretagne. Le choix du professionnel doit se baser sur les critères qui suivent :

– L’expérience : elle est très importante, car elle garantit le bon déroulement et la réussite de votre séminaire. Ce critère se reflète à travers le niveau d’expertise qu’il vous fournit ainsi que les conseils qu’il vous donnera. Un prestataire expérimenté trouvera toujours un compromis avantageux pour son client.

– Les domaines d’intervention : un prestataire qualifié saura vous proposer la meilleure option et s’adapter à un panel de prestations. Cette flexibilité est importante, car elle constitue un facteur d’assurance pour le client. Celui-ci pourra donc lui confier l’organisation de son événement incentive en toute sérénité. En général, le prestataire doit être en mesure de couvrir divers événements comme un team building d’entreprise, un happiness management entre autres.

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